[GTD] 我的 GTD 筆記筆

有可愛的妹子的扉頁就是正義!

有可愛的妹子的扉頁就是正義!

話說接第一次接觸 GTD (Getting Things Done) 這個待辦事項的管理理論,應該是在當兵的時候,那個時候忘了在哪個部落格上看到關於 GTD 的介紹,於是就去買了「搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活」這本書,然後一口氣把他看完了。

平心而論,閱讀的經驗不是很好(翻得很不通順),但經過了一些資料的查詢和看了別人的心得分享之後,裡面的一些觀點說服了我,於是我也開始在當兵的那段日子裡,使用一本小小的活頁筆記本和一個風琴夾,來處理負責在軍隊裡的業務工作。成效確實不錯,只是後來因為種種原因,我不再需要處理那些業務,所以也就沒有繼續使用那本冊子下去。

之後退伍,也都斷斷續續地想要嚐試用 GTD 來管理自己的待辦事項,特別是當心煩意亂的時候--畢竟對我而言,其實 GTD 和「令人怦然心動的人生的整理魔法」後類似,都是一種清空思緒,讓思緒回歸到穩定和讓人聽得到自己內心的聲音的一種技巧。只是前者處理和整理的是「事情/待辦事項」,後者處理的是「實際的生活空間」。

仔細觀察之後,就會發現 GTD 當中「收集」和「處理」這個兩步驟,和怦然心動的人生整理魔法有多麼地相似。

只是在過去,每每我整理完相關的事項,並且試著把他們收進我建立的 GTD 系統後,卻總是很容易在不知不覺中,就這樣不再繼續使用 GTD 的系統,而是又讓自己回到靠著腦袋記憶,和被雜事纏身的生活(雖然大致上都還應付的來)。

於是在去年十二月的最後幾週,我再次因為許多事情感到心煩意亂,又看到新的翻譯本「搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟」出版之後,又決定重回 GTD 的懷抱,只是這次經過很多評估後,我決定回到紙本的系統,因為我發現之前我失敗的最大原因,是我一直認為既然我的工作是軟體工程師,大部份的時間也都有電腦可以用,所以電腦/手機是最理想的實踐工具。

但我錯了,而且在起用了現在這本活頁筆記本半個月之後,我才發現我有夠蠢的,要是我早幾乎就用這種方式來實行 GTD,應該就不會每次都以失敗收場了……(應該啦!

因為 GTD 只是個方法論,實際上實踐的工具每個人都不同,所以曬一下自己的紙本工具 好像就變成了一種傳統?

筆記本外觀

筆記本外觀

首先,我挑的是內頁大小是 A5,但外殼又比較大一點的六孔活筆記本,這個尺吋也許不像聖經本的大小那樣適合隨身攜帶,不過經過我的評估之後,這樣的大小剛好處於一種微妙的平衡,他的內頁剛剛好夠用便利貼貼兩排(等一下會看到),而當闔上筆記本時,他的外殼可以很好的保護住索引標籤。至於攜帶性的問題,經過考量,我大概只有中午吃飯時,背包不會在身邊,因此攜帶性還算可以。

翻開之後,第一頁是四個小盒子,裝的是小張長條狀的便利貼,這是這個系統最重要的組成,沒有這個便利貼,我就不會想用這本筆記本。

四盒便利貼

四盒便利貼

原因很簡單,GTD 的管理核心是各式各樣不同的清單,雖然現在也有人發展出例如 Bullet Jorunal System 之類的筆記方式,但問題是真正執行 GTD 之後,就會發現「將待辦事項在清單中移動」是很常見的事(例如我有很多在「收件匣」的清單中的事項,其實都是可以直接執行的「下一步行動」了),之前在軍中使用筆記本進行 GTD 時,最麻煩的是常常要重新抄寫。

而透過便利貼,事項在清單中的移動就變得很簡單,而因為便利貼空間有限,會強迫你用簡短的方式記錄,有點類似 Bullet Journal System。我並沒有特別區分顏色的意思,讓四盒顏色統一,純脆是為了視覺上看起來整齊乾淨。

有可愛的妹子的封面就是正義!

有可愛的妹子的扉頁就是正義!

翻開下一頁,是一張可愛的封面,能讓自己怦然心動是很重要的!不論是空間或工具都是。第一次閱讀 GTD 的時候雖然書裡也有提到喜歡自己的工具是成功執行 GTD 很重要的一環,但那個時候不懂。但執行過怦然心動的人生整理魔法後,就比較能體會這樣的說法,所以這次特別弄了個讓自己看了就能感到開心的封面。

GTD 流程圖

GTD 流程圖

之後是一張 GTD 的流程圖,其實這個流程圖已經算是被我內化也背起來了(了解了背後的理由,其實很自然地會照這種方式來判斷待辦事項的歸處),只是放著讓他看起來更專業(?),假裝很厲害(?)和虛榮(?)一點。

行事曆

行事曆

再來是行事曆的部份,這部份我沒有嚴格依照作者的建議,而是把他和 Tickler File 結合在一起,有標時間和日期的是當日需要完整的事項,沒標日期或時間的,是屬於「提醒未來的自己要做某件事」的 Tickler File,我有實體的 43 Folder 用來存放待繳帳單,但後來發現把沒有實體資料的未來待辦事項放到行事曆上比較合理。

這樣的好處是,因為本來每天就要檢查行事曆,所以一定不會漏掉。看到沒有標日期的,也不是註記的,那就撕下後貼到「收件匣」那一頁,然後等到處理收件匣時再來決定下一步行動。

各清單索引標籤

各清單索引標籤

再來就是各清單的索引標籤,這部份主要就是按照 GTD 作者建議的幾類來分類,因為空間的關係,他實際上有兩層,分別是:

  • 收件匣
  • 下一步
  • 等待中
  • 也許
  • 專案
  • 參考資料
  • 完成
  • 空白頁

其中「完成」是因為我使用的是便利貼,比起在上面畫勾勾,直接撕下移到「完成」頁面,是個更直觀的方式,而且不用再另外拿出筆來,會更方便,而且撕下和貼上之際,會有一種快感。

至於「空白頁」,則是我在筆記本後有放一些空白的頁面,純脆是為了做筆記時可以快速翻到空白紙而放的索引。

而其中「下一步」和作者建議的一樣,我是使用情境分類,雖然有些試行過 GTD 的人覺得這樣的分類不適用自己的情況,但對我而言這樣的分類確實非常有用,而因為便利貼的關係,如果發現某件事的情境改變了,也可以很快的撕下再貼上到新的情境。

例如:

  • 有一個東西不論是在上下班路上或去市區時都可以買,一開始被列在「上下班」的清單中
  • 週五加班,回家時店已經關了,買不到了
  • 但你知道明天放假,會進市區
  • Voila!這個時候把他撕下來放到「市區採買」的清單上,完成!

另外便利貼還有一個好處,是可以把有相依性的工作結合在一起,例如要製作第二頁的 GTD 流程圖,實際上要有不同且相依的兩個步驟,也就是我要先找到適用的圖片,再進行列印和剪貼,所以在我的系統中是這樣表示的:

相依性的工作

相依性的工作

相依性的工作

相依性的工作

在「等待」的清單中,我則是分成了兩部份,一部份是尚待通知對方的,一部份則是已經通知的:

「等待」清單

「等待」清單

再來是「專案」的部份,比較大的和長期專案(例如工作上維護的專案,和個人想進行的程式專案和長期計劃之類的),會獨立出來並加上索引標籤,剩下的小專案則是貼到「專案」空白頁,而在大型專案的部份,則再分為「收件匣」和「子專案」兩種。收件匣是關於這個專案的各類想法,但尚未真的要執行或下一步行動還沒確認的,而「子專案」則是正在執行的相關小專案。

專案索引頁

專案索引頁

專案內頁

專案內頁

以上就是我的 GTD 筆記本的設置,從嚴格來說改造完成這本筆記本(包括加上封面)最到目前為止大概使用了快半個月,使用者沒有覺得有彆扭的地方,而且比起之前使用電腦或手機,我也的確更願意隨時隨地補捉腦中閃過的事情(GTD 很重要的一個理論,就是要補捉任何會拉扯你注意力的思緒並存下下來後,再做決定)。而且我也的確靠這本筆記本,解決掉了許多已經拖了很久,該做而沒做的事了。XD

接下來,就看看是不是能夠持續使用下去了。

最後,在 GTD 的管理方法論裡,文件歸檔是很重要的一環。這部份我在第一次看 GTD 時就認同了,但書中提到的相關參考資料歸檔系統,我都覺得建置上成本和空間的需求太高。

所以後來發想出來一套自己的歸檔系統,而且到現在用了好幾年,仍究覺得很好用又設置非常方便:簡單的置物箱+A4 U 型夾+標籤機,文件整理神物!這是建置超方便,成本超便宜,找尋超容易,體積超極小的歸檔系統。裡面最櫃的大概就是我在他特價時買的 1290 大洋的標籤機了。

文件收納箱歸檔系統

至於 Tickler File 部份,我主要是存放帳單,所以使用下方的設置方式來實現 43 Folder:

簡易版的 43 Folder

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